Дипломная работа на тему: Проблема взаимосвязи служб ДОУ и служб IT при внедрении электронного документооборота

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена стремительным развитием технологий и их внедрением в электронный документооборот, а также, в архивные работы, которые повсеместно распространяются. При этом, количество и объёмы используемых в современном мире документов растут, причём, соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.

Автор исследования отмечает, что, на данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов в настоящее время пока что невозможно, однако, по мнению опытных в этой области экспертов использование электронных вариантов с каждым годом будет все увеличиваться1. Рынок электронного документооборота в мире увеличивается примерно на 20 % в год, по мнению многих аналитиков. При этом, постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг в этой сфере.

Автор исследования отмечает что, в настоящее время большинство организаций перевели открытый документооборот в электронный вид, при этом, ведение секретного делопроизводства остается в виде бумажной документации2.

В последние годы мировой рынок характеризуется высокими показателями в среде на повышение спроса на услуги таких систем, тоже самое, происходит и в России, где осуществляется не только увеличение роста спроса, но и количества систем, способных удовлетворить все запросы потребителей. Всё дело в удобстве и надёжности автоматизации рабочих мест, а также, в тех преимуществах, которые дают системы по электронному управлению системами.

Автор исследования отмечает что, в данный момент многие страны мира для создания предпосылок роста и стремительного развития этого сегмента рынка составляют и реализуют работу правовых норм специальных законодательных проектов, которые влекут за собой более простую легализацию электронного оборота документами. Правовые нормы таких актов и законов упрощают операции, связанные с обменом необходимыми документами между государственными органами и бизнесом, что, в первую очередь, способствует внедрению таких систем в дальнейшее развитие отношений между этими структурами.

Таки образом, системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.

Обратим внимание на факт того, что, организация труда работников сферы управления определяется специфической характеристикой самого процесса управления, большим объемом работ, связанным с получением, переработкой и хранением документов. При этом, основные затраты рабочего времени служащих связаны с обработкой и анализом документальной информации, поэтому одним из основных объектов рационализации в организациях является совершенствование труда служащих на базе оптимизации документооборота, а также, рациональной организации и механизации обработки документов.

Автор исследования отмечает что, рациональная организация управленческого труда и делопроизводства способствует повышению оперативности и культуры в деятельности управленческого персонала. Коренная перестройка экономики, а также, возрастание роли руководителя, далее, рассмотрение вопросов передачи многих технических и административных функций, выполняемых руководителями, требует от системы делопроизводства определенного единообразия.

Автор исследования отмечает что, в состояние делопроизводства характеризует стиль работы аппарата управления, организацию личного труда руководителей всех рангов. Несмотря на, основное значение организации документации и делопроизводства в управлении, современное их состояние нельзя признать вполне удовлетворительным. Все недостатки носят, как правило, типовой характер и присущи многим организациям, независимо от форм их собственности, а именно: это - отсутствие нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов; далее, отсутствие четкой классификационной схемы документации; неупорядоченность состава документов и документационных потоков; отсутствие прогрессивных форм учета корреспонденции; формальный контроль над исполнением документов; плохая организация информационно-справочного аппарата, чтобы избежать всех перечисленных выше недостатков, руководителю необходимо унифицировать и рационализировать систему делопроизводства в своей организации. Для этого вводится ряд государственных стандартов на работу с управленческими документами. Автор исследования отмечает что, организации обычно стремятся ограничиться минимумом документов, но этот минимум должен быть достаточным для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации, поэтому при работе с документами должны строго соблюдаться правила оформления и хранения документов в соответствии с требованиями ГОСТов3.

Одним из основных факторов экономического роста в современных условиях развития России является адаптивная, гибкая, мобильная документационная политика современной организации, поэтому актуальность исследования вопросов документационного обеспечения организации продиктована именно необходимостью совершенствования ее развития в условиях рыночной экономики.

Автор исследования отмечает что, в настоящее время большинство организаций перевели открытый документооборот в электронный вид, при этом, ведение секретного делопроизводства остается в виде бумажной документации4.

В условиях становления рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм документационного обеспечения организации, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства. Успех работы учреждения, организации, фирмы, в первую очередь, обеспечивают работники, занятые на нем, именно поэтому, современное направление управления учреждением предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с документационным обеспечением предприятия.

Автор исследования отмечает что, при всем многообразии существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими направлениями документационного обеспечения предприятия являются такие, как, разработка научных критериев их оценки; далее, научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале; а также, автоматизация системы документооборота предприятия. При этом, вопросы документационного обеспечения организации касаются каждого руководителя, независимо от того, какие задачи и функции выполняет руководимая им организация5.

Управление документооборотом любого предприятия должно все меньше основываться на административных методах, при этом, все в большей степени ориентироваться на осознанную документационную политику, основанием которой является система интересов конкретной организации. Полагаем, что, именно поэтому, необходимы новейшие научные знания и эффективные технологии в области управления человеческими ресурсами, методы формирования и управления трудовым коллективом, а также, освоение инновационных технологий работы с документами на предприятиях различных форм собственности.

Степень разработанности проблемы. В настоящее время исследования по проблемам построения системы документооборота на уровне, как государственного управления, так и субъектов федерации, проводят коллективы ученых Российской Академии государственной службы, региональных академий государственной службы Василенко И.А., Егоров В.В., Лобанов В.В., Ноздрачев А.Ф., Оболонский А.В., Охотский Е.В., Перегудов С.П., Тимофеева Л.Н., Турчинов А.И., и другие, а также, ученые и исследователи других высших учебных заведений, например, Старилов Ю.Н., Чиканова Л.А.

Объектом исследования является изучение проблемы взаимосвязи служб ДОУ и служб IТ при внедрении электронного документооборота.

Предметом исследования является характеристика проблемы взаимосвязи служб ДОУ и служб IТ при внедрении электронного документооборота.

Цель исследования - анализ теоретических подходов к проблеме взаимосвязи служб ДОУ и служб IТ при внедрении электронного документооборота.

Выбранная цель исследования обусловила решение следующих поставленных задач:

- рассмотреть сущность документационного обеспечения на примере организации;

- изучить и рассмотреть структуру и формы службы ДОУ;

- охарактеризовать основные функции структурного подразделения службы ДОУ;

- охарактеризовать информационное обеспечение предприятия.

В процессе исследования документационного обеспечения предприятия используются различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии.

В первой главе представлены теоретические исследования системы документационного обеспечения предприятия или организации, рассмотрены: понятия системы документооборота, нормативно-правовая база документационного обеспечения предприятия. Вторая глава представлена примером и анализом существующей системы документооборота на предприятии или же, организации6.

Структура курсового исследования предопределена целями и задачами, в соответствии с которыми работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

Оглавление

- Введение3

- Технологии документационного обеспечения на современном этапе

- Современные технологии документационного обеспечения управления

- Изучение особенностей оформления управленческих документов

- Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота

- Регистрационные форм и программы СЭД

- Проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах

- Заключение33

- Список использованных источников и литературы

- Приложения

Заключение

В заключение можно сказать, что документооборот, совершенствуется путем сокращения количества форм документов; организации их доставки; а также, на наш взгляд, введением практики предварительного рассмотрения документов, прежде всего, высококвалифицированным специалистом и распределением их по исполнителям, при этом минуя руководство учреждения; непосредственно, сведением к минимуму ручных операций и переписки данных; применением средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введением строгого контроля исполнения документов.

Как нами уже указывалось ранее, документационное обеспечение управления в рассматриваемой нами, условной организации, непосредственно, осуществляется отделом делопроизводства, действующим на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется Генеральному директору Компании.

Делаем вывод о том, что деятельность работников отдела делопроизводства, непосредственно, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют, прежде всего, рациональное разделение труда. В ходе практики установлено, что, данные должностные инструкции предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Документационное обеспечение управления в Компании или же, в любой организации осуществляется на основании инструкции по делопроизводству, которая подготовлена с учетом требований, согласно, правовых норм, установленных ГОСТами, положений Уставаданной организации, а также, сложившейся практики делопроизводства на предприятиях в Российской Федерации.21

В заключение, обобщая вышеизложенные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота и пути их решения, необходимо отметить, что данное направление развития автоматизированных и информационных систем является принципиально новым и требует комплексного подхода в решении всех возникающих проблемных вопросов, а также требует активного участия уполномоченных федеральных органов в области информационной безопасности.

По мнению автора исследования, решение представленных в данной работе проблемных вопросов, в первую очередь, позволит существенно упростить процессы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота, а также, повысит качество, разрабатываемых программ, непосредственно, в части, касающейся технологической современности, удобства пользования и выполнения требований по обеспечению безопасности информации, но что самое важное поднимет на принципиально новый уровень организацию и оперативность обмена информацией, содержащей сведения, составляющие государственную тайну22.

Список литературы

- Законодательные и нормативные акты.

- О техническом регулировании Электронный ресурс: федер. закон от 27.12.2002 184-ФЗ посл. изм. и доп. //Справочно-правовая система "Консультант Плюс". - Режим доступа: локальный. - Дата обновления.

- Информации, информационных технологиях и о защите информации Текст: федер. закон от 27.07.2006 152-ФЗ // Российская газета.- 2006.- 27 июля.

- Овление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия". Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

- Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. 170 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации. Электронная библиотека, Виртуальный выставочный комплекс / Текст.

- Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Госстандарт России.

- Р1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - М.: Госстандарт России.

- Р 7.0.8-2013. СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".- М.: Госстандарт России.

- Икационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М.: Госстандарт России.

- Ческие рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. - М.: Госстандарт России.

- Времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. - М.: Госстандарт России.

- Зационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: Госстандарт России.

- Нь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. - М.: Госстандарт России.

- Отка нормативных документов по документационному обеспечению организации: рекомендации". - М.: